Pregão eletrônico: como funciona e como dar lances

O que é o pregão eletrônico

O pregão é a modalidade de licitação que a Lei 14.133/2021 torna obrigatória para comprar bens e serviços comuns. "Comum" quer dizer algo que pode ser descrito de forma simples no edital, como uniformes, material de limpeza, alimentos, peças, impressão ou manutenção predial.

Na prática, quase tudo acontece pela internet, em portais como o Compras.gov.br (federal) e plataformas usadas por estados e prefeituras. Ninguém precisa ir até o órgão público. Você acompanha a disputa do seu escritório.

O critério de julgamento costuma ser o menor preço ou o maior desconto sobre uma tabela. Isso torna o pregão mais objetivo: não há avaliação de técnica, apenas de preço e de cumprimento das exigências do edital.

Antes da sessão: o que preparar

Quem chega preparado ao pregão já sai na frente. Antes do dia da disputa, organize:

• Cadastro ativo no portal onde o pregão será realizado, com login e senha testados.
• Leitura do edital e do termo de referência, documento que descreve em detalhes o produto ou serviço, quantidades e condições de entrega.
• Pedidos de esclarecimento: se algo estiver confuso, o edital informa o prazo para perguntar ao órgão antes da sessão. Use esse direito.
• Fornecedores confirmados, com prazos e preços que você consegue garantir caso vença.
• Preço inicial e preço mínimo definidos por item.

Também vale reservar o horário da sessão na agenda. Ficar sem internet ou sair no meio da disputa é uma das formas mais comuns de perder um pregão que estava ganho.

As etapas do pregão, na ordem

1. Publicação do edital: o órgão divulga o que quer comprar, as quantidades, as regras e os documentos exigidos.
2. Envio da proposta: antes da sessão, você cadastra no portal o preço inicial e a descrição do produto ou serviço.
3. Sessão de lances: no dia e hora marcados, as empresas disputam baixando o preço.
4. Julgamento: o pregoeiro, servidor que conduz o pregão, analisa se a proposta do primeiro colocado atende ao edital e se o preço é aceitável.
5. Negociação: o pregoeiro pode pedir um desconto extra ao primeiro colocado.
6. Habilitação: só o vencedor envia ou tem conferidos os documentos da empresa.
7. Recurso, adjudicação e homologação: prazo para contestações e, depois, a confirmação oficial do resultado.

Um detalhe que surpreende muita gente: na regra atual, primeiro se descobre quem tem o melhor preço e só depois se olham os documentos. Isso deixa o processo mais rápido.

Modos de disputa: aberto, aberto e fechado, fechado e aberto

O edital diz qual modo de disputa será usado. Nas compras federais, as regras estão na Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022:

• Modo aberto: a fase de lances dura dez minutos e é prorrogada automaticamente sempre que alguém dá um lance nos últimos dois minutos. A disputa só termina quando passam dois minutos sem nenhum lance novo.
• Modo aberto e fechado: a fase aberta dura quinze minutos e depois entra num tempo aleatório de até dez minutos. Em seguida, o melhor colocado e quem estiver até 10% acima dele podem dar um último lance fechado, que ninguém vê, em até cinco minutos.
• Modo fechado e aberto: primeiro valem propostas sigilosas. Quem tiver a melhor e quem estiver até 10% dela passa para uma disputa aberta de lances.

Estados e municípios podem ter regulamentos próprios, por isso a regra que vale é sempre a do edital daquele pregão.

Como dar lances sem perder dinheiro

A disputa de lances é rápida e dá ansiedade. É aí que muita empresa erra: na emoção, baixa o preço até ficar abaixo do custo. Algumas regras simples evitam isso:

• Defina o preço mínimo antes da sessão. Calcule com calma o menor valor que ainda dá lucro e não passe dele. Veja como fazer em como formar o preço para licitação.
• Respeite o intervalo mínimo. O edital costuma fixar uma diferença mínima entre um lance e outro. Lances fora dessa regra são recusados pelo sistema.
• Não precisa ser sempre o primeiro. Às vezes o primeiro colocado é desclassificado por documento ou por preço inviável. Ficar em segundo com preço saudável pode ser melhor do que vencer no prejuízo.
• Fique de olho no chat. O pregoeiro se comunica pelo sistema. Quem não responde no prazo pode ser desclassificado.

Depois dos lances: negociação, proposta ajustada e documentos

Encerrada a disputa, o pregoeiro pode negociar com o primeiro colocado para conseguir um preço ainda melhor. Essa negociação acontece pelo próprio sistema, à vista de todos.

Em seguida, o vencedor é chamado a enviar a proposta ajustada, ou seja, a proposta refeita com o valor final. Nas regras federais, o prazo mínimo é de duas horas, que pode ser prorrogado. Os documentos de habilitação também são pedidos apenas de quem venceu.

Por isso é tão importante ter tudo pronto antes da sessão: certidões válidas, cadastro atualizado e modelos de proposta. A lista completa está no nosso checklist de documentos para licitação.

E se discordar do resultado? Depois da habilitação, qualquer participante pode manifestar a intenção de recorrer se achar que houve erro, por exemplo, se o vencedor não cumpriu uma exigência do edital. O prazo e a forma de recorrer estão no edital e na lei, e costumam ser curtos.

O recurso também pode ser usado contra você. Por isso, a melhor defesa é seguir o edital à risca: descrição do produto, prazos, documentos e modelo de proposta. Encerrada a fase de recursos, o órgão confirma o vencedor e homologa o resultado, abrindo caminho para a assinatura do contrato ou da ata.

Vantagens para micro e pequenas empresas no pregão

Se sua empresa é ME ou EPP, a lei dá algumas vantagens. A principal no pregão é o chamado empate ficto: se a sua proposta ficar até 5% acima da melhor oferta de uma empresa grande, você tem o direito de cobrir esse preço e ficar com a vitória.

Também há pregões só para pequenas empresas e prazo extra para regularizar certidões. Explicamos tudo em vantagens de ME e EPP em licitações.

Erros comuns de quem está começando

• Não ler o edital inteiro e descobrir uma exigência no dia da sessão.
• Descrever o produto de forma diferente do que o edital pede.
• Deixar certidões vencerem bem na semana do pregão.
• Esquecer de acompanhar o sistema depois dos lances e perder o prazo do pregoeiro.
• Dar lance abaixo do custo para "ganhar experiência".

Como a WE Consult ajuda: nós cadastramos sua empresa nos portais, lemos o edital, montamos a proposta e participamos da sessão de lances respeitando o preço mínimo que você definir. Depois, acompanhamos a negociação, os documentos e o processo até o contrato. Não prometemos vitória em todo pregão, mas garantimos que sua empresa dispute bem preparada.

Perguntas frequentes